ভাউচার কি? ভাউচার হচ্ছে অ্যাকাউন্টস ডিপার্টমেন্টের অভ্যন্তরীন ব্যাবহারের জন্য তৈরী করা একটি ডকুমেন্ট। এই ডকুমেন্টটা তৈরী করা হয় কোম্পানির যেকোনো ধরণের বিনিময়ের হিসাব এবং প্রমান রাখার জন্য। এই ডকুমেন্ট কোম্পানির বাহিরে বা কোনো আইনি মামলায় সাধারণত ব্যবহারযোগ্য না। ভাউচার সাধরণত একটা লেনদেন সম্পর্কিত অন্যান্য সব কাগজের সাথে স্টেপল করে রাখা হয়।
ভাউচার কয় ধরণের?
ভাউচার কি জানার পর আসুন জেনে নেই ভাউচার কি ধরণের। ভাউচার হচ্ছে ২ ধরণের, ক্যাশ ভাউচার এবং নন-ক্যাশ ভাউচার। নগদ প্রদান এবং প্রাপ্তি এর জন্যে ব্যবহার করা হয় ক্যাশ ভাউচার। এগুলো পেমেন্ট ভাউচার এবং রিসিট ভাউচার/রশিদ নামে পরিচিত। অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে বরাদ্দ এবং সংশোধন এর এন্ট্রির বিপরীতে নন-ক্যাশ ভাউচার বানানো হয়। যে হিসেবগুলো অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে এন্ট্রি দেয়ার কোনো সাধারণ পদ্ধতি নেই। সেগুলোই নন-ক্যাশ ভাউচার বা জার্নাল ভাউচারে লেখা হয়।
ভাউচার কি কি থাকে?
একটি ভাউচারে সাধারণত বকেয়া অর্থ এবং বকেয়া পরিষধের জন্য সমস্ত সহায়ক তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। যেসব তথ্যের সমষ্টিতে একটি ভাউচার তৈরি হয় তা নিম্নে দেয়া হলো।
১) সরবরাহকারির আইডি নাম্বার
২) সেবা বা পণ্যের দাম
৩) অর্থপ্রদানের তারিখ
৪) বাকির পরিমাণ
৫) ডিসকাউন্টের শর্তাবলী (অগ্রিম টাকা পরিশোধে)
৬) অনুমোদনকারীর স্বাক্ষর
ভাউচারের সাথে অন্য যে সমস্ত সাপোর্টিং ডকুমেন্ট সংযুক্ত করা হয় তা হলো
১) ক্রয় আদেশ/ পারচেজ অর্ডার
২) বিল/ ইনভয়েস
৩) ডেলিভারি চালান
একটি ভাউচার কেন এতো গুরুত্বপূর্ণ?
ভাউচার এত গুরুত্বপূর্ণ কারণ ভাউচারগুলো হচ্ছে চূড়ান্ত প্রমান যে একটা কোম্পানি যত্তকিছু ক্রয় করেছে সবকিছু বুঝে পেয়েছে অনুমোদনের সাথে।
ভাউচার কি কাজে লাগে?
অডিট এর সময় ভাউচার এর প্রয়োজনীয়তা সবচেয়ে বেশি। কারণ শুধু ভাউচারের মাধ্যমেই প্রমান করা সম্ভব যে ফাইনান্সিয়াল স্টেটমেন্টে যেই খরচ দেখানো হয়েছে সেই পণ্যগুলোর আদৌ অস্তিত্ব আছে কিনা। কোম্পানির সরবরাহকারীদের কত টাকা পরিশোধ করা হয়েছে তারও একটা অনুমোদনস্বরুপ ব্যাবহার হয়। এছাড়াও কোম্পানির অভ্যান্তরিন চুরির ঝুঁকি কমানোর জন্যেও ভাউচারে সংরক্ষন করা অতিভো জরুরী।
অডিটের সময় ভাউচার খুঁজে পেতে হিমশিম খাচ্ছেন?
আমরা ভাউচার ডকুমেন্ট স্ক্যানিং এবং আর্কাইভ করে দেই।
যাতে অডিটের সময় এক সেকেন্ডে যেকোনো ভাউচার খুঁজে পেতে পারেন।
বিস্তারিত জানতে আমাদের ওয়েবসাইট ভিজিট করুন অথবা আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।
