ডেবিট ভাউচার কাকে বলে? ব্যবসার জন্য কেন গুরুত্বপূর্ণ?

ডেবিট ভাউচার কে তৈরি করে?

ডেবিট ভাউচার তৈরি করে ক্রেতা। ডেবিট ভাউচার হল একটি প্রামাণ্য দলিল যা ক্রেতা তার বিক্রেতাকে কোনও পণ্য বা সেবা ক্রয়ের জন্য অর্থ প্রদান করে। ডেবিট ভাউচারে ক্রেতা, বিক্রেতা, পণ্য বা সেবার বিবরণ, পরিমাণ, দাম, মোট মূল্য ইত্যাদি তথ্য থাকে।

ডেবিট ভাউচারের বৈশিষ্ট্য

ডেবিট ভাউচারের বৈশিষ্ট্যগুলি নিম্নরূপ:

• এটি একটি মূল দলিল।
• এটি একটি প্রাথমিক সহায়ক দলিল।
• এটি একটি ক্রমবর্ধমান নম্বর রয়েছে।
• এটি লেনদেনের সকল বিবরণ সঠিকভাবে উল্লেখ করে।
• এটি অনুমোদনের জন্য উপযুক্ত কর্মকর্তার কাছে জমা দেওয়া হয়।
• এটি একাউন্টিং বিভাগে জমা দেওয়া হয়।

ডেবিট ভাউচার এর নমুনা

নিম্নলিখিতগুলি ডেবিট ভাউচারের কিছু উদাহরণ:

নগদ বা চেকের মাধ্যমে পণ্য বা সেবার ক্রয়:

অনুমোদিত

ভাউচার নং: 001

তারিখ: 2023-09-27

লেনদেনের বিবরণ: কাগজ ক্রয়ের জন্য মেসার্স কাগজ কলকে চেকের মাধ্যমে ৳১০,০০০/=(দশ হাজার)

ডেবিট করা হিসাব:

• পণ্য ক্রয় (১০২০০)

ক্রেডিট করা হিসাব:

• নগদ (১০২০০)

সাপোর্টিং নথিপত্র:

• চেক

• ইনভয়েস

নগদ বা চেকের মাধ্যমে খরচের পেমেন্ট:

অনুমোদিত

ভাউচার নং: 002

তারিখ: 2023-09-28

লেনদেনের বিবরণ: ভাড়ার জন্য মেসার্স বাড়ি মালিককে চেকের মাধ্যমে ৳৫,০০০/=(পাঁচ হাজার)

ডেবিট করা হিসাব:

• ভাড়া (৫০০০)

ক্রেডিট করা হিসাব:

• নগদ (৫০০০)

সাপোর্টিং নথিপত্র:

• চেক

নগদ বা চেকের মাধ্যমে ঋণ পরিশোধ:

অনুমোদিত

ভাউচার নং: 003

তারিখ: 2023-09-29

লেনদেনের বিবরণ: ব্যাংক ঋণের কিস্তি পরিশোধের জন্য ব্যাংককে চেকের মাধ্যমে ৳১০০,০০০/=(এক লক্ষ)

ডেবিট করা হিসাব:

• ঋণ (১০০০০০)

ক্রেডিট করা হিসাব:

• নগদ (১০০০০০)

সাপোর্টিং নথিপত্র:

• চেক

নগদ বা চেকের মাধ্যমে অগ্রিম পেমেন্ট:

অনুমোদিত

ভাউচার নং: 004

তারিখ: 2023-10-01

লেনদেনের বিবরণ: নতুন পণ্য ক্রয়ের জন্য সরবরাহকারীকে অগ্রিম পরিশোধের জন্য চেকের মাধ্যমে ৳২০০,০০০/=(বিশ লক্ষ)

ডেবিট করা হিসাব:

• অগ্রিম পেমেন্ট (২০০০০০)

ক্রেডিট করা হিসাব:

• নগদ (২০০০০০)

সাপোর্টিং নথিপত্র:

• চেক

এই উদাহরণগুলি শুধুমাত্র একটি গাইড হিসাবে দেওয়া হয়েছে। ব্যবসার প্রকৃতি এবং প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে ডেবিট ভাউচারের বিন্যাস এবং তথ্যের পরিমাণ পরিবর্তিত হতে পারে।

ডেবিট ভাউচার এর সুবিধা কি?

ডেবিট ভাউচার ব্যবসায়ের জন্য নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি প্রদান করে:

• এটি আর্থিক লেনদেনগুলির সঠিক রেকর্ড রাখতে সহায়তা করে।
• এটি ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা সম্পর্কে সঠিক তথ্য প্রদান করে।
• এটি ব্যবসায়ের করের দায়িত্ব পালনে সহায়তা করে।
• এটি ব্যবসায়ের আর্থিক দুর্নীতি প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে।
• এটি ব্যবসায়ের মুনাফা-লোকসান নির্ধারণে সহায়তা করে।

ডেবিট ভাউচার এর অসুবিধা কি?

ডেবিট ভাউচার ব্যবহার করার কিছু অসুবিধাও রয়েছে, যেমন:

• এটি প্রস্তুত করতে এবং রক্ষণাবেক্ষণ করতে সময়সাপেক্ষ।
• এটি হারিয়ে গেলে বা নষ্ট হয়ে গেলে, লেনদেনের প্রমাণ পাওয়া কঠিন হয়।
• এটি জটিল ব্যবসায়ের জন্য অনুপযুক্ত হতে পারে।

ডেবিট ভাউচারের ব্যবহার

ডেবিট ভাউচার ব্যবসায়ের বিভিন্ন কাজে ব্যবহৃত হয়, যেমন:

• নগদ বা চেকের মাধ্যমে পণ্য বা সেবার ক্রয়
• নগদ বা চেকের মাধ্যমে খরচের পেমেন্ট (যেমন, ভাড়া, বেতন, ইউটিলিটি বিল, ইত্যাদি)
• নগদ বা চেকের মাধ্যমে ঋণ পরিশোধ
• নগদ বা চেকের মাধ্যমে অগ্রিম পেমেন্ট

ডেবিট ভাউচার সংরক্ষণ 

ডেবিট ভাউচারগুলি ব্যবসায়ের জন্য গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র হিসাবে বিবেচিত হয়, তাই এগুলি সাবধানে সংরক্ষণ করা উচিত। ডেবিট ভাউচারগুলি সাধারণত নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে সংরক্ষণ করা হয়:

• ক্রমিক নম্বর অনুসারে ফাইল করা
• লেনদেনের ধরন অনুসারে ফাইল করা
• হিসাবের নাম অনুসারে ফাইল করা

উপসংহার

ডেবিট ভাউচার ব্যবসার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি প্রাথমিক সহায়ক দলিল। এটি আর্থিক লেনদেনগুলির সঠিক রেকর্ড রাখতে সহায়তা করে, ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা সম্পর্কে সঠিক তথ্য প্রদান করে, ব্যবসায়ের করের দায়িত্ব পালনে সহায়তা করে এবং ব্যবসায়ের আর্থিক দুর্নীতি প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে।