জার্নাল ভাউচার কি?

জার্নাল ভাউচার (Journal Voucher)  হল একটি অর্থনৈতিক পদ্ধতি যার মাধ্যমে লেনদেনগুলিকে নথিভুক্ত করা হয়। এটি হল একটি প্রকার হিসাব-নিকাশ যা ব্যবসায়ী লেনদেনগুলির সময়সংক্রান্ত তথ্য সংরক্ষণ করে। জার্নাল ভাউচার ব্যবহার করা হয় যাতে কোম্পানিগুলি তাদের আর্থিক লেনদেনগুলিকে ট্র্যাক করতে পারে।

Journal Voucher ব্যবহার করে কোম্পানিগুলি কীভাবে তাদের টাকা আয় করছে এবং খরচ করছে তা নজরদারি করতে পারে। এটি তাদেরকে তাদের ব্যবসায়ের স্বাস্থ্য এবং অর্থনৈতিক অবস্থান বুঝতে সাহায্য করে।

জার্নাল ভাউচার কেন প্রয়োজন?

Journal Voucher একটি কোম্পানির জন্য অত্যন্ত প্রয়োজন কারণ এর অনেক গুরুত্বপূর্ণ উপকারিতা রয়েছে:

• লেনদেনগুলো নথিভুক্ত করে: জার্নাল ভাউচার ব্যবহার করে কোম্পানিগুলো তাদের সকল লেনদেন নথিভুক্ত করতে পারে।
• ট্র্যাক করা সহজ হয়: এর মাধ্যমে আয়-ব্যয়, ঋণ-সাহায্য ইত্যাদি ট্র্যাক করা সহজ।
• হিসাব-নিকাশ সঠিক হয়: জার্নাল ভাউচার থাকায় হিসাব-নিকাশ সঠিক হয়।
• অডিটিং সহজ: অডিটররা সহজেই লেনদেনগুলো যাচাই-বাছাই করতে পারেন।
• বিবাদ মীমাংসা: কোনো বিবাদের ক্ষেত্রে জার্নাল ভাউচার প্রমাণ হিসেবে কাজ করে।
• ভুল ধরা সহজ: ভাউচার ব্যবহার করে ভুলগুলো সহজেই চিহ্নিত করা যায়।

জার্নাল ভাউচারের গুরুত্ব

Journal Voucher ব্যবসার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ । এর গুরুত্ব সমুহ নিম্নরূপ :

১. আর্থিক লেনদেন ট্র্যাক করা

জার্নাল ভাউচার ব্যবহার করে কোম্পানিগুলি তাদের সকল লেনদেন যেমন ক্রয়, বিক্রয়, ঋণ, আয়, খরচ ইত্যাদি ট্র্যাক করতে পারে।

২. আর্থিক রিপোর্টিং

জার্নাল ভাউচার থেকে তথ্য সংগ্রহ করে কোম্পানিগুলি বিভিন্ন আর্থিক রিপোর্ট প্রস্তুত করতে পারে যেমন লাভ-ক্ষতি হিসাব, ব্যালেন্স শিট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট ইত্যাদি।

৩. আইনগত প্রমাণ হিসেবে কাজ করে

জার্নাল ভাউচারগুলি আদালতে আইনি প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে যদি কোন ব্যবসায়িক বিবাদ ঘটে।

৪. অডিটিং সহজ করে

জার্নাল ভাউচার থাকায় আর্থিক লেনদেনগুলি যাচাই বাছাই করা এবং অডিট করা সহজ হয়।

৫. দায়িত্ব নির্ধারণ

জার্নাল ভাউচার থেকে কে কোন লেনদেনের জন্য দায়ী সেটা সহজেই বুঝা যায়।

৬. ভুল ত্রুটি শনাক্ত করা

জার্নাল ভাউচার ব্যবহার করে কোম্পানিগুলি তাদের হিসাব-নিকাশে কোন ভুল ত্রুটি রয়েছে কিনা তা সহজেই শনাক্ত করতে পারে।

জার্নাল ভাউচারের ধরন

জার্নাল ভাউচারের প্রধানত দুই ধরন রয়েছে:

১. ম্যানুয়াল জার্নাল ভাউচার ( Manual Journal Voucher_

এটি হল সবচেয়ে প্রাচীন পদ্ধতি। এখানে লেনদেনগুলি হাতে লিখে জার্নাল বইতে রেকর্ড করা হয়।

২. কম্পিউটারাইজড জার্নাল ভাউচার (Computerized Journal Voucher)

এখানে কম্পিউটার সফটওয়্যার ব্যবহার করে লেনদেনগুলিকে রেকর্ড করা হয়। এটি সবচেয়ে সহজ এবং দ্রুত পদ্ধতি।

জার্নাল ভাউচারের উপাদান

জার্নাল ভাউচারে অন্তত নিম্নোক্ত উপাদান থাকতে হবে:

• তারিখ
• লেনদেনের বিবরণ
• অর্থের পরিমাণ
• অর্থ প্রদানকারী বা গ্রহণকারী
• ডেবিট অ্যাকাউন্ট বা ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট

এছাড়াও রেফারেন্স নম্বর, চেক নম্বর, ইনভয়েস নম্বর ইত্যাদিও থাকতে পারে।

জার্নাল ভাউচার কিভাবে তৈরি করতে হয়

জার্নাল ভাউচার তৈরির জন্য, আপনাকে নিম্নলিখিত তথ্য প্রয়োজন হবে:

• লেনদেনের তারিখ
• লেনদেনের ধরন
• লেনদেনের অংশীদার
• লেনদেনের পরিমাণ
• লেনদেনের জন্য অ্যাকাউন্টিং প্রভাব

জার্নাল ভাউচারের একটি সাধারণ বিন্যাস নিম্নরূপ:

জার্নাল ভাউচারের নমুনা এবং বিশ্লেষণ

নীচে একটি নগদ ভাউচারের একটি নমুনা দেওয়া হল:

এই জার্নাল ভাউচারটি একটি ব্যবসায়ের নগদ বিক্রয়কে রেকর্ড করে। ডেবিট পক্ষটি আয় হিসাবে “বিক্রয়” অ্যাকাউন্টে রেকর্ড করা হয়। ক্রেডিট পক্ষটি নগদ হিসাবে “নগদ” অ্যাকাউন্টে রেকর্ড করা হয়।

জার্নাল ভাউচারের ব্যবহার 

• প্রতিটি লেনদেনের জন্য আলাদা ভাউচার তৈরি করুন।
• লেনদেনের তারিখ সঠিকভাবে উল্লেখ করতে হবে।
• সমস্ত তথ্য সঠিকভাবে লিখুন।
• অর্থের পরিমাণ এবং মুদ্রা সঠিকভাবে লিখতে হবে।
• অর্থ গ্রহণকারী ও প্রদানকারীর নাম স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।
• প্রযোজ্য ক্ষেত্রে সঠিক অ্যাকাউন্ট নম্বর ব্যবহার করতে হবে।
• রেফারেন্স নম্বর দিয়ে ভাউচারগুলিকে আলাদাভাবে চিহ্নিত করুন।
• ডেবিট/ক্রেডিট সঠিকভাবে ব্যবহার করুন।
• সব ভাউচার সংরক্ষণ করুন।

এই নিয়মগুলো মেনে চললে জানাল ভাউচার সঠিকভাবে ব্যবহার করা যাবে। এতে করে কোম্পানির সকল লেনদেনকে সুষ্ঠুভাবে ট্র্যাক করা যাবে এবং হিসাব-নিকাশও সঠিক হবে।